廣泛聽取意見 優化查冊安排

我們在今年4月向立法會財經事務委員會建議,實施現行《公司條例》中保護公司登記冊上個人資料的相關條文。將來登記冊上會以董事的通訊地址取代通常住址並只顯示部分身分識別號碼(註1),供公眾查閱。法例下的指明人士(註2),例如獲當事人授權人士、清盤人及公職人員等,則可向公司註冊處處長提出取得董事通常住址及完整身分識別號碼。經廣泛聽取社會各界意見,我們收到不少優化安排的建議。本着平衡公眾獲取所需公司資料及保障個人私隱的初心,我們將在實施新安排時加入多項法例及行政優化措施。   納入更多指明人士   在擬定新安排所需的附屬法例時,我們計劃將執業會計師、於律師行執業的律師、銀行,以及其他受《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》下規管的金融機構(註3)及指定非金融企業及行業人士(註4),納入為指明人士。在與業界交流過後,我們仔細研究了相關工作涵蓋範圍及流程,理解金融及專業機構在進行有關金融及商業交易的合規及盡職審查(例如防範洗錢及恐怖分子籌集資金等)工作時,未必輕易獲得有關董事的授權以取覽其完整資料。而律師處理司法程序事宜時,亦有機會須適時取得董事的完整資料以傳遞法律文件。將上述人士/機構納入為指明人士,有助確保香港金融、商業及公司管治制度的穩健,以及繼續維持打擊洗錢制度的高效水平。   要特別指出的是,獲納入的指明人士取得的董事個人資料,只可嚴格地用於其負責的職能。如個人資料遭濫用,相關人士除了可能觸犯法例,亦或須面對監管機構或其所屬專業組織的紀律聆訊及/或處分。   識別一人出任多間公司董事的情況   除了提供個別公司董事的詳情外,公司登記冊亦有助公眾識別一人出任多間公司董事的情況(cross-directorship)。識別cross-directorship有其廣泛用途:在金融及商業交易中,有助評估關連交易(connected transactions)情況;在進行僱傭權益申索時,有助僱員了解僱主是否出任其他公司董事。在新查冊安排下,我們將通過數據處理及整合排序,即使只提供部分身分識別號碼,仍然一目了然顯示董事的cross-directorship。這方法與部分業界組織建議的唯一董事識別號碼(Unique Director Identification Number)有異曲同工之處。具體顯示格式尚待研究,在此可以簡化示意圖說明我們的構想。   識別同名不同人的情況   我們早前已經澄清,在新查冊安排實施後,所有查冊人士可繼續取覽公司登記冊上的董事通訊地址和部分身分識別號碼,連同董事的姓名,一般已足夠讓查冊人士辨認有關董事的身分。當全名及部分身分識別號碼完全相同,而實際上紀錄屬於不同人時,在極少數情況下,公司登記冊將提供身分識別號碼中的額外數字。相關措施將可確保有效識別及區分董事的身分。   更嚴格執行董事須按身分證明文件填寫姓名的要求   按目前要求,董事應根據其身分證明文件上的姓名填報提交予公司註冊處的資料。日後公司註冊處將更嚴格執行此要求,以加強董事資料的統一性,例如在發現同一董事以不同姓名格式於不同公司填報資料時,會要求有關董事跟進及修改已登記的錯誤資料。   保障勞工權益   在新的查冊安排下,勞工處作為公職人員將屬於法例下的指明人士,必要時可取得公司董事的通常住址及完整身分識別號碼處理公務。因此,勞工處現時在僱員權益保障上的各項服務及職責,包括調停勞資糾紛、協助僱員申請破產欠薪保障基金特惠款項,以及根據相關勞工法例開展刑事訴訟等,皆不會受到新查冊安排的影響。我們將與勞工處合作,向勞工團體簡介他們可如何繼續使用公司登記冊上的資料以及勞工處的服務,協助僱員進行僱傭權益申索。   總結:優化安排 合理平衡   在廣泛聽取社會意見後,我們優化了公司登記冊的查冊安排建議,一方面在法例上納入更多指明人士,確保金融及專業界別的工作得以有效進行。另一方面,我們亦通過行政及技術措施,加強公司登記冊在數據整合及展示上的辨識度。優化安排建議平衡了公眾獲取資料及保障私隱的需要,同時防範公司登記冊內個人資料被用作起底的濫用情況。相關附屬法例將在6月下旬呈交到立法會審議,並擬按計劃分階段實施。   註1:就香港身份證而言,為字母及首三個數字。 註2:我們原先建議的指明人士完整名單包括資料當事人、獲資料當事人授權人士、公司的成員、清盤人、破產案受託人、公職人員或公共機構,及根據法例獲委任或擔任負責執行法定職能而須使用完整個人資料的人士/機構,包括《公司條例》(第622章)第838(1)條所界定的審查員、根據《受託人條例》(第29章)第95(1)條委任的視察員;《證券及期貨條例》(第571章)附表1第1部第1條所界定的認可結算所、認可交易所、認可控制人及認可投資者賠償公司;以及根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第615章)第11(1)條獲指示或委任進行調查的人。 註3:包括證券公司、保險公司、金錢服務經營者和儲值支付工具持牌人等。 註4:包括地產代理及信託或公司服務提供者。   (以上是財經事務及庫務局局長許正宇6月12日在網誌發表的文章)
https://www.news.gov.hk/chi/2021/06/20210612/20210612_110609_338.html?utm_source=dlvr.it&utm_medium=blogger

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